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本校档案规章制度
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太原师范学院档案管理实施办法
2020-06-19   审核人:


第一    

第一条  为了进一步加强我院档案工作,努力实现档案管理工作规范化、科学化、现代化,有效保护和利用学院档案,更好地发挥档案在教学、科研及各项管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和教育部、国家档案局制定的高等学校档案管理办法》(教育部2008年第27号令),结合我院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我院在党政管理、教学、科研、招生、就业以及事业发展与基本建设等各项工作活动中直接形成的、经过办理完毕的、对师生员工、学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录和原始凭证。

第三条  学院档案工作是学院工作的重要组成部分,学院要加强管理,将之纳入学院整体发展规划,列入工作的重要议事日程,实行档案工作与学院各项工作的四同步,即在布置、检查、总结、验收各项工作中同步进行。

第四条  教育部主管全国高校档案工作。山西省教育厅主管全省高等学校档案工作。

院档案馆在职责范围内负责对全院档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 学院档案工作由院长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学院档案工作规章制度

(二)将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展

(三)建立健全与办学规模相适应的学院档案机构落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费

(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作

第二章  机构设置与人员配备

第六条  学院成立档案工作委员会,作为开展档案工作的非常设机构和重要工作网络。主任由院长担任,常务副主任由分管院领导担任,副主任由院办公室主任和档案馆馆长兼任,委员由院主要职能部门负责人组成。

工作职责是贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,制定学院档案管理方面的规章制度按照国家有关规定,建立健全与办学规模相适应的档案馆,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需的设备及经费研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

各单位和部门要成立本单位或部门档案工作领导组并按照分工确定一名主要负责人分管档案工作,同时要结合单位或部门档案工作实际,配备名专职或兼职档案人员,做到工作职责明确,管理制度健全,保证单位或部门立卷、归档任务的顺利完成。

第七条  档案馆是保存和提供利用学院档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

第八条  档案馆的管理职责是:

贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实负责接收征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;开展档案的开放和利用工作;开展学院档案工作人员的业务培训;开展国内外档案档案学术研究和交流活动。

严守档案机密,负责安全教育和消防安全工作。

第九条 学院专职档案工作人员列入学院事业编制,其编制人数由学院根据档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十条  学院档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条  学院档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条  学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章  档案管理

第十三条  学院应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学院档案管理水平。

第十四条  我院档案管理工作从形成档案的载体上划分,坚持纸质档案材料和电子档案材料同步归档的原则。对于纸质档案材料的管理,力求保持档案材料之间的有机联系和自然形成规律,突出档案材料的原始性和永久性对于电子档案的管理,通过网络技术和电子技术,将电子档案文本直接输入档案管理系统的服务器中,实现查找的快捷和利用方便,电子档案要刻录成光盘保存。两种载体文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学院党委、纪委、工会、团委民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要各党群部门的工作计划总结上级机关与学院关于党群管理的文件材料等。

(二)行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料等。

(三)学生类:主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理教学实践和教学研究等活动的文件材料按原家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围》(教办字[1987]016号的相关规定执行。

(五)科研类:主要包括学院各单位在科学研究过程中形成的有关材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》国档发 [1987]6号执行。

(六)基本建设类:主要包括学院基本建设项目从立项、审批到建成交付使用以及改建、扩建、抗震加国、维修等活动形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发 [1988]4号执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备价值在10万元以上的全套随机技术文件以及在接收使 用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等

(九)出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。

(十)外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料:学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:主要包括我院在财务管理工作中形成的文件、账簿、单据等材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会[1998]32号执行。

(十二)干部职工类:主要包括反映我院干部、职工历史和现实情况的各种记录材料。按照省委组织部的有关规定执行。

(十三)声像类:是指利用现代科学技术将声音与图像记录在磁性材料、感性材料或其他合成材料上形成的资料。主要包括照片、录音、录像、光盘等。

(十四)荣誉实物类:是指获得各种奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖状、奖牌收藏的领导题词与字画机构调整合并中形成废止实用的公章等。

第十五条  我院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

我院按照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)的办法取消案卷,推行文件级管理。

我院各单位、各部门负责档案工作的人员应当按照《规则》要求将处理完毕的,对本单位与学院、当前与长远具有参考作用和研究价值的文件材料遵循文件形成的规律保持文件之间的有机联系,区分不同价值,进行分类、排列、编制归目录,然后移交档案馆进一步整理和保存。

第十六条  归档的档案材料应当完整、真实、精练、实用,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理办法》执行

  第十七条  我院档案材料归档时间为:

 (一)学院各部门应当在次学年2月底归档;

(二)各院系等应当在次学年暑假前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当咋项目完成后三个月内归档。

第十八条  档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十九条  档案馆应当按照国家档案局《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册,保院长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条  档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者自己褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十一条  学院档案由档案馆保管。在国家需要时,经有关院领导批准,可提供所需的档案原件或者复制件。

第二十二条  学院与其他单位分工协作完成的项目,档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交档案馆保存。

第二十三条  个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

档案馆对于与我院有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。

第二十四条  档案馆应当对锁存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向院长报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,有专人负责。

第二十五条  档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十六条  档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权,其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的

(二)涉及专利或者技术秘密的

(三)涉及个人隐私的

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十七条  凡持有法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履有相关登记手续后,均可以利用公布的档案

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十八条  阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准查阅干部人事档案和学生档案,按干部管理权限和工作职责划分,履行查阅手续涉及未公开的技术资料,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学院保密工作部门批准。

第二九条  档案馆提供利用的重要珍贵档案,般不提供件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制性,与原件具有同等效力。

第三十条  档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三一条  档案馆是学院出具档案证明的唯机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十二条  寄存在档案馆的档案,归寄存者所有档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意

第三十三条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请院长批准。

第三十四条  档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等,积极开展档案宣传工作。学院有条件应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章  条件保障

第三十五条  学院应当将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十六条  学院应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十七条  学院应当设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第六章  考核奖励与处罚

第三十八条  学院档案部门应建立检查、考核制度,结合年度工作目标责任制的实施,将本单位或部门的文件材料归档情况列入考核内容,对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案馆的;

五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十九条  对于违反《中华人民共和国档案法》行为的,学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责住人员依法给予处分构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的

(三)涂改、伪造档案的

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第四十条  本办法由档案馆负责解释

第四十一条 本办法自 2011 年 1月l 日起施行太原师范学院 2001年12月10日发布的《太原师范学院档案管理办法》同时废止。

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